LA NEGOCIACIÓN EFECTIVA

Publicado por Antonio en

1. Concepto e implicaciones de la negociación.

La negociación alimenta la vida cotidiana, desde que uno se levanta e inicia su rutina. Se negocia con los hijos las actividades familiares; con los jefes, las metas que serán asignadas; con los colaboradores, las vacaciones y beneficios; con los proveedores los términos de los contratos (plazos, precios, formas de pago), entre muchos miles de temas. La vida está llena de oportunidades para negociar en menor y mayor escala, con baja o alta complejidad.

En esencia, es el proceso por el cual dos o más personas buscan resolver o llegar a un acuerdo, que responda a la solución para ambas partes y en consecuencia les resulte beneficioso. El punto de partida es que ambas partes tienen intereses diferentes, pero tienen en común el querer resolver su desacuerdo.

Por lo tanto, la negociación es uno de los mecanismos de resolución de conflictos que conlleva un proceso mediante el cual, a través de la comunicación, las partes interesadas resuelven conflictos y se acuerdan líneas de conducta. Se suele buscar ventajas individuales o colectivas (intereses mutuos). En una negociación hay conflicto de intereses por ello es mejor que exista un cierto equilibrio de fuerzas y que se intercambien las presiones pues, finalmente, las partes deberán llegar a un acuerdo para que las fuerzas estén igualadas.

Por ende, cuando dos o más personas resuelven conflictos, se hace necesario entender la psicología del ser humano. Es necesario señalar que el ser humano es movido por emociones y estados de ánimo relacionados e involucrados con la situación a resolver. Por ello, es importante tener clara esta situación para no dejar que las emociones interfieran y dominen el proceso.

Otra implicación a tener en cuenta es que en toda negociación existen objetivos. La distancia que hay entre los objetivos de las partes generará la complejidad de la negociación. La predisposición de las partes que negocian es también vital para llegar a un acuerdo. Si hay interés hay mayor posibilidad de llegar a acuerdos.

2. Psicología de la negociación

Es necesario vivenciar y practicar una serie de habilidades de comportamiento para lograr una negociación efectiva, por eso debemos tener en cuenta cómo y desde dónde fluye la comunicación, cuáles son las habilidades básicas y estratégicas que tenemos para la negociación, y cómo usaremos la palabra como herramienta útil en la negociación.

¿Cómo y desde dónde fluye la comunicación? Todos saben que hay una gran diferencia entre practicar un discurso y decirlo ante una multitud; entre ensayar un regaño y hacerlo; entre visualizar una carrera y correrla; entre un entrenamiento y una competencia olímpica.

La diferencia básica es clara, sin embargo, para poder explicar este hecho necesita el concepto de estado. El estado es la disposición, actitud o condición emocional que alguien tiene en un momento o situación específica. Este puede marcar una gran diferencia en la calidad del comportamiento. En la comunicación humana, por ejemplo, el estado emocional durante el intercambio es determinante, pues de él dependen la capacidad de la recepción, la calidad de la emisión, la objetividad del juicio, la flexibilidad del comportamiento, etc.

Dependiendo del estado se puede ganar o perder flexibilidad, puede ir cambiando las intenciones desmejorando la forma, bloqueando información, ganando congruencia y persuasión.

Por lo tanto, vale la pena profundizar un poco los estados emocionales desde los cuales alguien se comunica.

Los estados emocionales son condiciones del carácter de la persona que pueden ser muy útiles o muy destructivos; por ello, hay que aprender a controlarlos adecuadamente. El primer y mejor paso es conocer cuál es el procedimiento que se sigue para entrar a cada uno de ellos.

3. Enfoques de la negociación, proceso y etapas

El proceso de la negociación pasa por cuatro fases:

3.1. Fase de preparación

Este es un aspecto clave de toda negociación. El objetivo aquí es cuestionarnos cómo lo hará:

  • ¿Qué tipo de negociación es?
  • ¿Cuáles son los objetivos?
  • ¿Qué perfil tiene la contra parte? ¿Qué información tenemos de ella?
  • ¿Cuáles son los temas clave a tocar en la negociación?
  • ¿Cuáles son los argumentos para defender la postura a presentar?
  • ¿Qué concesiones se está dispuestos a hacer?
  • ¿Cuándo se puede romper la negociación?

Esta fase implica dedicar un tiempo para identificar intereses (propios y de la otra parte), fijar objetivos, plantear escenarios, construir un plan alternativo y diseñar argumentos y contraargumentos. Ir a negociar sin tener en claro qué es lo que se necesita y desea, qué es lo que quiere y necesita la otra parte, cuáles son las alternativas si no se llega a un acuerdo y cuáles pueden ser los contraargumentos frente a los argumentos de la otra parte, es una excelente receta para equivocarse y no llegar a nada interesante.

Muchas veces, el día a día absorbe las energías y no se dedica tiempo a preparar la negociación. Quizá algún éxito accidental induzca a pensar que no es necesario prepararnos, pero éxitos así no se repetirán sin la preparación adecuada.

Sin embargo, es necesario prepararse incluso para una situación en que no hay acuerdo (“no acuerdo”). ¿Cómo?, al tener en cuenta lo siguiente:

  • Preparar una buena situación de no acuerdo.
  • Listar oportunidades de ganar-ganar y concesiones de bajo costo.
  • Buscar información, aunque solo sea cualitativa, sobre límites de negociación, situaciones de no acuerdo e intereses ocultos de la parte contraria.
  • Elegir la táctica (procedimiento de trabajo) adecuada para la negociación.

3.2. Fase de discusión

Ahora el objetivo es comunicar el propósito:

  • Plantear y comunicar claramente la propuesta.
  • Escuchar y observar para interpretar bien las propuestas de la contraparte.

3.3. Fase de proposición

En esta fase lo más importante es lanzar propuestas, para ello, toma en cuenta lo siguiente:

  • Hacer propuestas realistas y alcanzables.
  • Interpretar los intereses ocultos de la contraparte.

3.4. Fase de resolución

Esta fase tiene por objetivo cerrar el acuerdo. Hay dos maneras de hacerlo. Pueden ganar ambos (ganar-ganar) o puede ganar solo una de las partes (ganar-perder). Cuando se trata de la primera opción, se busca hacer que la torta sea más grande.

Por otro lado, en la segunda opción se busca cerrar un reparto de la torta, pero sin romper las relaciones.

3.4.1. Factores de éxito en la negociación

Para tener éxito en una negociación se necesita hacer preguntas, escuchar activamente, ponerse en los zapatos de la otra parte o empatizar, considerar las opiniones mutuas y explicar las argumentaciones propias, pensar creativamente y retroalimentar el proceso.

Hacer preguntas para:

  • Generar sintonía y compenetración con la otra parte.
  • Ganar tiempo para pensar
  • Controlar la discusión
  • Clarificar entendimiento
  • Persuadir
  • Obtener información
  • Enfocarse en aspectos comunes y solidificar el progreso

Escuchar activamente para:

  • Detectar y enfocarse en palabras claves
  • Parafrasear para clarificar

Empatizar para:

  • Mostrar interés por la contraparte
  • Reconocer el estado emocional de tu contraparte

Considerar y explicar para:

  • Minimizar las posibilidades de rechazo inmediato
  • Construir una base a partir de la cual construir nuevas opciones o nuevos caminos
  • Prepararse para el futuro

Pensar creativamente para:

  • Identificar intereses
  • Generar opciones
  • Reconocer patrones para saber cuándo romperlos
3.4.2. Aplicación de técnicas de negociación efectiva

Una madre tiene una sola y última naranja, sus dos hijos se la piden con premura y al mismo tiempo. El conflicto está servido y la madre juiciosa debe deliberar. Analizaremos las opciones de la madre.

Posibles soluciones

La primera opción de la madre es obvia: ser equitativa, en apariencia, y partir en dos partes iguales la naranja en cuestión.

De esta forma la primera impresión es que ambos niños recibirán lo mismo en partes iguales. ¿Realmente es la mejor opción?

La segunda alternativa de la madre es darle la naranja completa a uno de sus hijos y al otro no darle nada. Con esta opción concluye el dilema con un niño insatisfecho.

¿Qué implicancias crees que tiene esta decisión?

Una tercera opción es que la madre decida no darle la naranja a ninguno de los niños. En este caso tendremos dos niños insatisfechos.

¿Cuál es la consecuencia de esta decisión?

¿Ha utilizado la madre factores de éxito para buscar la solución idónea?

La historia no está completa. La madre de nuestro ejemplo podría tener en cuenta los factores de éxito para contar con la información completa para negociar y decidir óptimamente.

Puede preguntar sobre sus necesidades y planes para la naranja, escucharlos, entenderlos, considerar y explicar su postura y la de los niños, y resolver el dilema con pensamiento creativo para negociar con éxito.

Cuenta la historia que uno de los niños quería hacer un pastel de naranja y solo necesitaba la cáscara. ¡Y el otro hermano solo quería beberse el jugo! ¿Qué hemos aprendido? A partir de practicar los pasos de una negociación exitosa podemos identificar una solución ganar-ganar.

3.4.2.1. Test: Descubre Si Eres Buen Negociador Instrucciones

Califica cada una de las frases del 1 al 10 y marque con una “x”. Ten en cuenta que 1 es no muy exacta y 10 es muy exacta. Puedes marcar de 1 a 10 de acuerdo a lo identificado o no que te sientas con la afirmación.

Comencemos:

1. Disfruto hacer tratos con otras personas, y me comprometo a obtener mejores resultados.

2. Me divierte resolver problemas y aportar soluciones creativas.

3. Estoy dispuesto a hacer tantas preguntas como sean necesarias para obtener la información que requiero para tomar la mejor decisión.

4. No tomo las estrategias, tácticas y comentarios de mi adversario como un ataque personal.

5. Me encanta descubrir las necesidades, deseos y motivaciones de mi adversario ya que así puedo ayudarle a alcanzar sus metas.

6. Soy capaz de pensar claramente bajo presión.

7. Poseo una buena autoestima, y me inclino a tener un alto nivel de aspiración y expectación.

8. Conozco el poder de las estrategias y tácticas y las uso frecuentemente.

9. Estoy dispuesto a comprometerme en la solución de problemas cuando es necesario.

10. Soy un buen escucha.

4. Resultados

Suma los puntos y recuerda que tu forma de negociar puede mejorar.

Si obtienes más de 90 significa que eres bueno negociando y tus resultados tienden a satisfacerte.

Si los resultados están por encima de 60 significa que hay áreas para mejorar en tu forma de negociar.

Si obtuviste menos de 60 es recomendable practicar las técnicas de negociación. Revisa nuevamente el material y comienza a practicar.