PRESENTACIONES EFECTIVAS

Publicado por Antonio en

1. Presentaciones Efectivas

La presentación efectiva es un proceso que permite exhibir de manera efectiva el contenido de un tema ante una audiencia. Se trata de ofrecer información o hacerla pública a través de un discurso, textos, imágenes, videos, grabaciones de audio o componentes multimedia.

1.1. Importancia

  • Permite explicar los principales aspectos de un negocio.
  • Permite captar y conservar la atención del interlocutor.
  • Facilita la comprensión del mensaje y su credibilidad.
  • Establece relaciones de confianza.

1.2. Características

Al dar una presentación oral, cuatro características deciden la calidad de la presentación. Necesitas considerar y perfeccionar la preparación, la entrega, la audiencia y las visuales antes de poder hacer una presentación sólida.

El orador es capaz de controlar cada una de estas cuatro características para asegurar que el mensaje sea recibido satisfactoriamente.

1.3. Preparación

Una presentación oral sólida comienza con una investigación profunda, independientemente, del tema. Reúne la información necesaria, a continuación, selecciona solo la información esencial para comunicar el mensaje deseado. No permitas que una montaña de investigación abrume la idea que se compartirá. Hay que saber cuándo hay que cortar y recortar los hechos que distraen.

1.4. Entrega

Después de preparar la información, practica la entrega de la presentación. Un orador debe sonar bien versado y bien informado, no mecánico. La información debe sonar fresca y coloquial con el fin de atraer a la audiencia.

Hay varios grados de formalidad en las presentaciones orales, pero la presentación no debe sonar ensayada. Se permite lenguaje natural para el flujo y la personalidad de un orador para amenizar el tema. Practica frente a un espejo o con una cámara de video para ver el tono de la voz, la entonación y el ritmo.

1.5. Público

La audiencia es la característica menos predecible de una presentación oral. Un orador debe conocer el tipo de público mientras prepara y practica una presentación. La audiencia determinará el tono, el lenguaje y los tipos de imágenes. Si la audiencia es joven e informal, entonces una intervención puede incluir un tono y un lenguaje más informal y, posiblemente, efectos visuales más llamativos. Por otro lado, si la audiencia es académica o profesional, el tono y el lenguaje pueden ser formales y sofisticados, y el factor sorpresa de la imagen puede contener más de la materia y de la información que lo llamativo. Un orador talentoso puede interpretar a la audiencia durante la entrega y, por lo tanto, modificar la presentación.

1.6. Ayudas visuales

Las ayudas visuales son una parte esencial de una presentación oral. Las imágenes involucran a la audiencia y añaden otra dinámica a la relación entre el orador y el público. Las ayudas visuales se deben adaptar al tipo de audiencia y asignarlas al escenario. Considera el uso de ordenadores, objetos, experiencias, documentos, proyecciones, otras personas, imágenes y demostraciones. Las ayudas visuales deben ser relevantes y coherentes con el tema tratado. El orador también es una representación visual para la audiencia. Vístete en consecuencia y practica la presentación oral en el espacio asignado. Usa el espacio provisto y movimientos de práctica antes de la presentación para evitar la incomodidad. Siempre llega temprano para configurar las imágenes y asegurar que la presentación siga pareja.

1.7. Elementos de una presentación efectiva

La comunicación efectiva juega un papel vital en el éxito de toda relación profesional y personal. Convertirse en un hábil comunicador requiere que aprendas las funciones de cada elemento de la comunicación. Puedes utilizar estos elementos de muchas maneras, incluyendo hablar en público, las relaciones interpersonales, el desarrollo de los medios de comunicación y las relaciones de negocios. El modelo básico de comunicación consiste en cinco elementos: el emisor, el receptor, el mensaje, el canal y la retroalimentación.

1.8. Mantén la claridad del mensaje

El emisor cumple la función específica de iniciar la comunicación. Para comunicarse efectivamente, el emisor debe utilizar técnicas verbales eficaces, así como no verbales. Hablar o escribir con claridad, organizar tus puntos para que sean fáciles de seguir y entender, mantener el contacto visual, usar la gramática correcta y dar información precisa son esenciales en la eficacia de tu mensaje. Perderás tu audiencia si esta se da cuenta de omisiones evidentes de tu parte. El emisor debe tener cierta comprensión de quién es el receptor para modificar el mensaje para que sea más relevante. Conoce a tu audiencia.

El receptor significa la parte a la que el emisor envía el mensaje. Un receptor puede ser una persona o una audiencia completa de personas. El receptor también puede comunicarse de manera verbal y no verbal. La mejor manera de recibir un mensaje es escuchar con atención, sentado con la espalda recta y haciendo contacto visual. No te distraigas o trates de hacer otra cosa mientras estás escuchando. Asiente con la cabeza y sonríe mientras escuchas al emisor, habla para demostrarle que entiendes el mensaje.

1.9. Expresa los puntos clave

El mensaje puede ser el elemento más crucial de la comunicación eficaz. Un mensaje puede venir en muchas formas diferentes, como una presentación oral, un documento escrito, un anuncio o simplemente un comentario. El mensaje no es necesariamente lo que el emisor pretende que sea. Por el contrario, el mensaje es lo que el receptor percibe que es. Como resultado, el emisor debe no sólo componer el mensaje cuidadosamente, sino también evaluar las formas en que puede ser interpretado.

1.10. Evalúa tu medio

El mensaje viaja de un punto a otro a través de un canal de comunicación. Existen muchos canales o tipos de comunicación, desde la palabra hablada a la radio, la televisión, un sitio de Internet o algo por escrito, como un libro, una carta o una revista. Cada canal de comunicación tiene sus ventajas y desventajas. Por ejemplo, una desventaja de la palabra escrita, en una pantalla de ordenador o en un libro, es que el receptor no puede evaluar el tono del mensaje. Por esta razón, los comunicadores eficaces redactan las comunicaciones escritas con claridad para que no se basen en un tono específico de la voz para transmitir el mensaje con precisión. Las ventajas de la televisión como un canal de comunicación incluyen su alcance expansivo a una amplia audiencia y la capacidad del emisor para manipular aún más el mensaje con la edición y efectos especiales.

1.11. Recibe la retro-alimentación

El último elemento de la comunicación efectiva, la retroalimentación, describe la respuesta del receptor o la reacción al mensaje del emisor. El receptor puede

transmitir información a través de preguntas, haciendo comentarios o simplemente apoyando el mensaje que fue entregado. La retroalimentación ayuda al emisor a determinar cómo el receptor interpreta el mensaje y cómo se puede mejorar. Como resultado, el modelo tiene un aspecto cíclico, ya que el receptor original se convierte en el emisor y viceversa.

2. Barreras De La Presentación Efectiva

Entendemos por barreras impuestas a la comunicación a todos aquellos factores que la impiden, deformando el mensaje u obstaculizando el proceso general de ésta.

2.1. Barreras semánticas:

El emisor puede emplear palabras con determinados significados, pero el receptor puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual influye en una deformación o deficiencia del mensaje.

Ejemplo: Un claro puede ser el de una persona que quiere platicar con otra persona, pero no hablan el mismo idioma: supongamos que uno habla inglés y la otra persona, italiano; entonces va haber una barrera y no se van a poder comunicar y tener una plática.

A través de los medios de comunicación de masas llamados canales (televisión, revistas, periódicos, prensa), llegan a nosotros incontables expresiones iguales a estas. Cuando no precisamos el correcto significado de las palabras orales o escritas, surgen diferentes interpretaciones y así el receptor no capta lo que dice el emisor, sino lo que su contexto le indique.

Barreras físicas:

Son las circunstancias que se presentan no en las personas sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación como, por ejemplo, ruidos, mala iluminación, distancia, falta o deficiencia en los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.

Ejemplo: Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para transportar el mensaje no permiten que éste llegue nítidamente al receptor y provoca incomunicación.

El medio es el vehículo, instrumento o aparato que transmite la información; los medios más empleados son:

  • Cartas
  • Teléfono
  • Radio
  • Cine
  • Televisión
  • Periódicos
  • Revistas
  • Conferencias, paneles, debates, reuniones, etc.
  • Carteles
  • Libros
  • Telégrafo

Otros casos que sirven como ejemplo de este tipo de barrera serían las interferencias en la radio o en el teléfono.

2.2. Barreras fisiológicas:

Son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales).

Ejemplo: De esta barrera, podría ser el de un trabajador y que llegue alguna persona a pedirle información y no la puede dar bien, porque tiene alguna incapacidad como el que no escuche o que no pueda ver.

2.3. Barreras psicológicas:

Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor. La deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se dice, a que no lea lo que está escrito, no entienda o no lea lo que oye o lee.

Ejemplo: El tono de voz del jefe, el uso que hace del vocabulario o su falta de tacto puede hacer que un empleado se sienta subestimado, agredido o rechazado

Siempre que se emitan mensajes en donde se encierre una amenaza, peligro o provocación, la psiquis del individuo producirá una barrera para repelar cualquier agresión. Son muchos los factores que influyen en una persona que escucha para que acepte, comprenda o rechace el mensaje que le es dado. Algunos de ellos son:

  • No tomar en cuenta el punto de vista de los demás.
  • Mostrar recelo, sospecha o aversión.
  • Registrar emociones ajenas al área laboral.
  • Mostrar excesiva timidez.
  • Emitir instrucciones, explicaciones poco precisas y claras.
  • Manifestar preocupación por problemas personales.
  • Demostrar sobrevaloración o subestimación.

Cuando se manipula una máquina, solamente se necesita apretar teclas o botones; en cambio, cuando se establece comunicación con otras personas, es necesario que explique, converse, observe gestos, posturas, reacciones y dejar que “ella o ellas” le hablen.